Jak przeprowadzić zmianę w organizacji i zatrzymać najlepszych?

Zarządzanie zmianą w organizacji wymaga przygotowania i przemyślanego podejścia. W każdym zespole znajdują się wybitne jednostki – charyzmatyczni liderzy, uzdolnieni inżynierowie czy gwiazdy sprzedaży. Jak nie stracić najlepszych zawodników w trakcie przeprowadzania zmian? Jak wykrzesać motywację w zespole?

Tytuł tego artykułu jest także tematem wystąpienia Daniela Parzycha na Mobile Trends Conference. Partner Zarządzający w Escola skupił się na znaczeniu skutecznej komunikacji, motywacji, planowania w skutecznym wdrażaniu transformacji cyfrowej w organizacji. Parzych podkreśla, iż ​​sama technologia nie przynosi zmian. Robią to ludzie. Mówi też, iż właśnie dlatego zmiany trzeba wprowadzać etapami.

Nieodpowiedni komunikat demotywuje

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracujemy głównie z klientami B2B, a firma chce wprowadzić platformę B2B dla swoich klientów hurtowych. Chce wprowadzić taką platformę, która pozwoli klientom na sprzedaż produktów bezpośrednio przez tę platformę. Rozpoczyna się komunikacja z zespołem.

Szef działu wchodzi do pokoju i mówi, iż nowa platforma pozwoli naszym klientom na samodzielne zamawianie produktów. Mówi też, iż w ten sposób uzyskamy dodatkowe 10 milionów przychodów w danym roku. „No to mamy problem. Skoro platforma będzie miała obowiązek przyjmowania zamówień, to niestety dla nas już nie będzie pracy! Będziemy musieli uczyć klientów, jak ominąć naszą firmę i zamawiać bezpośrednio przez platformę?” Zaczyna się szmer zdemotywowanych pracowników. Prawdopodobnie taki szef usłyszy tysiące wymówek, dlaczego pomysł nie zadziała w branży.

Daniel Parzych na Mobile Trends Conference

Kluczowa jest motywacja

Kluczem do udanej transformacji cyfrowej w organizacji jest odpowiednie przygotowanie zespołu. Pomoże w tym odpowiednio przygotowana strategia na temat możliwości rozwoju idącego za zmianami w strukturze firmy. Dobrze poinformowany i zapewniony o swoim bezpieczeństwie zespół będzie bliżej motywacji. Motywacja dla pracowników jest bardzo ważna w kontekście zdrowia psychicznego i relacji swojej pracy do swoich celów. Jednak dla managerów również będzie istotna, bo to ona wpływa na efektywność w pracy. A ci mogą stymulować ją poprzez odpowiednią komunikację. W tej nie powinno brakować empatii, jednak nie mniej istotne jest posiadanie w niej celów. A cele nie mogą być przypadkowe. Powinny być wynikiem wcześniej przygotowanej strategii.

Praca z ludźmi to wyzwanie

Kamil Brzeziński w jednym z naszych podcastów przyznał, iż praca z ludźmi jest trudniejsza niż praca z kodem. Product Manager z Google mówi, iż komputery są przewidywalne, a ludzie nie mają takich reguł. Wprowadzania zmian w organizacji wymaga twardych celów oraz planu, który pozwala na zarządzanie ryzykiem. Jednak nie może być wolny od zależności w relacjach międzyludzkich na tle całej organizacji. Zarząd nie może zapominać o wyznaczeniu odpowiedzialnych za zmianę osób, rozbicia projektu na mniejsze części, monitorowania postępów i oceny wyników.

Jednak równie istotnym wyzwaniem będzie brak zaangażowania pracowników, który często wynika z nieodpowiedniego komunikowania celów oraz braku wyzwań i problemów w zarządzaniu zespołem. Można przykładowo dobrać nieodpowiednie osoby do projektu. Można doprowadzić do napięć w zespole lub nie zauważyć potrzeb innych. A to błędy, które mają wpływ na proces. – Aby rozwiązać te problemy, należy motywować pracowników dzięki zewnętrznych czynników motywujących, takich jak premie za osiąganie celów. Jednak, aby zwiększyć długoterminową motywację i zaangażowanie, niezbędne jest wykorzystanie wewnętrznych motywatorów, takich jak autonomia i wiara w większy cel – tłumaczy Daniel Parzych, odpowiedzialny za projekt Heseya.

Jak zwiększyć zaangażowanie organizacji?

Ekspert podkreśił, iż przejrzystość w komunikacji i wyznaczanie jasnych celów prowadzi do wzrostu zaangażowania i odpowiedzialności. Prelegent podaje przykład piłkarza, który odrzucił lepszą ofertę finansową innej drużyny, aby zostać w drużynie, w której czuje się mocno zaangażowany i wierzy, iż może osiągnąć ambitne cele. Co prowadzi do takiej postawy?

Określenie celów organizacji

Pracownicy są bardziej zaangażowani w organizację, jeżeli mają jasno określone cele i wiedzą, jakie są oczekiwania względem ich pracy. Ważne jest, aby cele były realistyczne i wykonalne. Muszę być też mierzalne oraz konkretne, aby łatwiej było się do nich odnieść w rzeczywistym działaniu. Realizacja celów daje poczucie sprawczości pracownikom oraz możliwość kontroli realizowanych założeń przełożonym.

Stworzenie pozytywnej kultury organizacyjnej

Kultura organizacyjna ma wpływ na zaangażowanie pracowników. W organizacji powinno panować pozytywne środowisko pracy. Oczywiście wszędzie powinien być szacunek czy otwartość na nowe inicjatywy i rozwój kompetencji i sukcesów. Jednak firmy mogą postawić też na “mniejszą pompatyczność” w swoim wnętrzu i postawią na równość lub mogą też oprzeć swoje działania o prawdę lub edukację, które postawią na podium. jeżeli kultura organizacji jest poprawnie ułożona, a pracownicy z nią rezonują, będzie to najważniejsze dla ich dobrego samopoczucia. W organizacji powinna panować atmosfera współpracy i integracji,. Sprzyjają temu spotkania integracyjne, wycieczki lub inne wydarzenia, które umożliwią pracownikom poznanie się poza miejscem pracy.

Odpowiednia komunikacja

Nie jest tajemnicą, iż pracownicy chcą wiedzieć, gdzie pracują. Chcą wiedzieć, co się dzieje w organizacji. Chcą też wiedzieć jakie są ich role i zadania względem organizacji, którą reprezentują. Dobry manager nie będzie pozwalał swoim pracownikom się tego domyślać. Powinien im to pokazać. Ważne, aby zapewnił zespołowi jasne i spójne komunikaty, by nie doprowadzały do konsternacji i nieporozumień. Jeszcze lepiej, jeżeli wpuści swoich pracowników w proces decyzyjny. Pozwoli im to poczuć się częścią projektu poprzez większą sprawczość i odpowiedzialność za efekty.

Nagradzanie i uznawanie pracy

Chyba nikt nie lubi harować bez uznania. Dosyć często mówi się o tym, żeby nagradzać pracowników za efekty. Dobrym pomysłem będzie krok wstecz, który docenia ich dotychczasowe starania. Zaangażowanie zwiększy zarówno motywowanie pracowników zewnętrznie, ale także spojrzenie na nich z meta poziomu. Pokazanie im progresu jaki zrobili w danym aspekcie podczas trwania projektu również może wpływać na zaangażowanie. Działanie to buduje też więź z managerem, gdyż ten uchodzi w oczach pracownika jako osoba, która jest ściśle zainteresowana jego rozwojem i obserwuje postępy.

Rozwój pracowników

Jednak rozwój pracowników nie powinien być czczym gadaniem w ustach zarządzających. To nie może być taktyka manipulacyjna, jaką stosujemy by wzbudzić zaufanie. Pracownicy będą bardziej zaangażowani w organizację, jeżeli widzą możliwość rozwoju. jeżeli czują, iż za ich działaniami nie idą nowe kompetencje, stracą zaufanie. Dlatego ważnym jest, aby organizacja zapewniała szkolenia z interesujących ich dziedzin. Nie mniej, można zainwestować również w coachów i mentorów, których celem ma być personalna pomoc pracownikom w ich rozwoju. To działanie również buduje wdzięczność wobec organizacji.

Konkluzja: Na zmiany trzeba się przygotować!

Wprowadzanie zmian w organizacji wymaga pracy z ludźmi. To synonim troski o relacje oraz zdrowego samopoczucia organizacji odbijającego się w jej pracownikach. Kluczowym elementem jest adekwatna komunikacja, która powinna być empatyczna i wyraźnie określać cele, które wynikają z wcześniej opracowanej strategii. Motywacja pracowników jest kluczowa dla sukcesu, a jej wzrost można osiągnąć poprzez wykorzystanie zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych czynników motywujących. Wewnętrzne motywatory takie jak autonomia czy wiara w większy cel są szczególnie ważne w długoterminowej perspektywie.