4 tygodni temu
Zacznij od problemu, nie od listy funkcji
W klubie prowadzącym kilka grup treningowych typowy tydzień wygląda podobnie: sekretariat lub trener odpowiada wieczorami na pytania o wolne miejsca w grupie, ktoś manualnie sprawdza wyciąg bankowy, żeby ustalić, kto zapłacił składkę za miesiąc, a zmiana godziny treningu wymaga osobnej wiadomości do każdego rodzica lub zawodnika. Przy organizacji obozu czy zawodów dochodzi zbieranie zgód, zaliczek i list uczestników w kilku różnych plikach naraz. Zamiast od razu porównywać funkcje dostępnych programów, warto najpierw spisać, które z tych czynności zabierają zarządowi klubu najwięcej godzin w tygodniu, bo to od tego zależy, czy priorytetem jest moduł płatności, grafik, czy obsługa wydarzeń.
Funkcje, bez których program nie ma sensu
Kilka elementów decyduje o tym, czy oprogramowanie faktycznie odciąża trenerów i zarząd klubu:
Zapisy online 24/7 na treningi grupowe, zajęcia próbne i nabory, z bieżącą aktualizacją liczby wolnych miejsc.
Lista rezerwowa, która automatycznie zapisuje zainteresowanego przy pełnej grupie i informuje go, gdy zwolni się miejsce, dzięki czemu klub nie traci zapisów w okresie naborów.
Kontrola składek i zaległości bez manualnego przeglądania przelewów, z automatycznym przypisywaniem wpłat do kartoteki zawodnika i przypomnieniami o brakujących opłatach.
Wspólny grafik hal, mat, kortów i grup treningowych widoczny dla całego sztabu trenerskiego w jednym miejscu.
Cyfrowa lista obecności zaznaczana z poziomu telefonu trenera prosto na hali.
Moduł eventów do obozów, zawodów, testów sprawnościowych i dni otwartych: limity miejsc, zaliczki, zgody uczestników i komunikacja z rodzicami w jednym procesie.
Automatyczne rozliczanie trenerów na podstawie liczby przeprowadzonych zajęć lub frekwencji, z gotowym zestawieniem do księgowości.
Koszty, migracja i wsparcie
Abonament to nie cały rachunek za korzystanie z programu. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy moduł eventów, aplikacja mobilna dla trenerów i rozliczenia kadry są w cenie, czy trzeba za nie dopłacać osobno, a przy okazji porównaj prowizje od płatności online zbieranych przez system. Dla PayNow stawka jest jawna: 0,95% od transakcji, bez żadnych opłat stałych. Przy Tpay lepiej zapytać dostawcę wprost, bo wysokość prowizji zależy od obrotu klubu, orientacyjnie to około 1% powiększone o drobną opłatę stałą za pojedynczy przelew. Migracja bazy zawodników, grafiku i historii wpłat z arkusza lub innego programu, przy pomocy opiekuna wdrożenia, zajmuje zwykle nie więcej niż dwie doby, a klub przez cały ten czas dalej przyjmuje zapisy bez przestojów.
Bezpieczeństwo danych i weryfikacja kadry
Klub sportowy pracujący z dziećmi i młodzieżą przetwarza ich dane osobowe oraz dane opiekunów, dlatego zgodność z RODO powinna być widoczna na co dzień: cyfrowe zgody zbierane przy zapisie, ograniczony dostęp do danych zawodnika według roli w systemie i bezpieczne przechowywanie dokumentów zamiast papierowego segregatora w biurze klubu. Od 15 sierpnia 2024 roku obowiązuje ustawa o ochronie małoletnich, znana jako ustawa Kamilka, która zobowiązuje placówki pracujące z dziećmi do weryfikacji personelu i posiadania procedury zgłaszania incydentów. Sama weryfikacja pozostaje po stronie klubu, ale jedna, uporządkowana baza kadry, umów i zgód znacząco upraszcza przygotowanie się do takiej kontroli.
Jak sprawdzić program w praktyce
Przed decyzją warto przeprowadzić krótki test na koncie demonstracyjnym: zapisz próbnego zawodnika przez telefon, wystaw i opłać przykładową składkę, odhacz jego obecność na treningu z poziomu panelu trenera, a na koniec wygeneruj listę osób zalegających z opłatami. Taki test pokazuje w kilkanaście minut, czy trener bez wcześniejszego przeszkolenia poradzi sobie z aplikacją na hali, ile kliknięć wymaga rutynowa czynność sekretariatu i czy moduł eventów rzeczywiście upraszcza organizację obozu lub zawodów, a nie tylko dokłada kolejny formularz.
Przykładowe rozwiązanie
Wśród polskich narzędzi dopasowanych do specyfiki klubów sportowych znajduje się program do zarządzania klubem sportowym od Luppo System. W jednym panelu dla zarządu, trenerów i rodziców łączy zapisy na treningi przez całą dobę, kontrolę składek i zaległości, cyfrową listę obecności na hali, wspólny grafik grup, mat i kortów oraz moduł do organizacji obozów i zawodów. Klub może przenieść dane ze starego systemu bezpłatnie w 48 godzin, nie płaci dodatkowo za kolejnych trenerów ani moduły, a samo narzędzie da się sprawdzić przez 11 dni bez żadnych zobowiązań.
Najczęstsze pytania
Co się dzieje, gdy grupa treningowa jest już pełna? Lista rezerwowa dopisuje zainteresowanego do kolejki jak miejsce się zwolni, trener może przyjąć zapis chętnej osoby z listy rezerwowej, uczestnik otrzymuje powiadomienie o zapisie a w jego panelu widnieje lista nadchodzących zajęć, oraz wygenerowana płatnośći.
Jak wygląda organizacja obozu sportowego lub zawodów? Moduł eventów obsługuje zapisy z limitem miejsc, zaliczki, zgody uczestników i komunikację z rodzicami w jednym procesie, bez osobnych arkuszy dla wszystkich wydarzenia.
Ile trwa przejście z arkusza kalkulacyjnego lub innego programu? Migracja danych zajmuje zwykle do 48 godzin i obejmuje dane uczestników bez przerwy w przyjmowaniu zapisów.
Jak rozliczane są wynagrodzenia trenerów? Na podstawie sprawdzonej obecności system generuje gotowe zestawienie do księgowości, bez manualnego zliczania godzin z kilku grup.
