Retailer Co-op prowadzi program transformacji biznesu detalicznego oparty na pakiecie SAP Retail ECC (Enterprise Core Components) w oprogramowaniu Hana, aby poprawić widoczność zapasów i prognozowanie w swoich sklepach. Teraz przeniosła wszystkie swoje systemy SAP do chmury SAP Rise jako kamień milowy do migracja z ECC na S/4Hana na Rise.
Chociaż prowadzi kilka większych sklepów, Co-op jest przede wszystkim sklepem detalicznym typu convenience. Opisując rolę SAP w biznesie, Ian Cox, dyrektor ds. technologii w SAP, oraz produkty i platformy współpracowników w Co-op, mówi: „Wszystko kręci się wokół gwałtownie rotujących towarów. Nasze lokalizacje znajdują się głównie na obszarach mieszkalnych i sprzedajemy dużo świeżych towarów i chłodzonej żywności”.
Mówi, iż firma działa w oparciu o szybką rotację, dostosowując się do czynników wpływających na trendy zakupowe, takich jak pogoda czy niedawne mistrzostwa Europy: „Kiedy pogoda jest dobra, a Anglii wiedzie się dobrze na mistrzostwach Europy [The UEFA European Football Championship]radzimy sobie bardzo dobrze, ponieważ ludzie chodzą za róg i kupują swoje rzeczy do grilla. Dla nas chodzi o szybkie dostarczenie produktów i szybkie umieszczenie ich na półce.”
Co-op jest długoletnim klientem SAP. Wcześniej prowadził własną prywatną chmurę Microsoft Azure, ale według Coxa czynniki zewnętrzne, takie jak głośne problemy z łańcuchem dostaw, wysokie ceny paliw i niedobory kierowców, skłoniły proces decyzyjny do skupienia się na osadzaniu systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) w firmie. Mówi, iż konfiguracja systemów przedsiębiorstwa powstrzymywała firmę.
„Mieliśmy wiele niestandardowych systemów legacy do zarządzania zamówieniami i handlu” — mówi Cox. „A gdy analizowaliśmy wyniki biznesowe, SAP było dość łatwą rzeczą do wskazania i powiedzenia, iż nie robi tego, co naszym zdaniem powinno robić”.
Dodaje, iż Co-op postanowił ponownie zainwestować w współpracę z SAP i podjąć wewnętrzne działania mające na celu wdrożenie systemu w firmie.
„Nasz CEO widział, iż posiadanie SAP bliżej nas jest dla nas korzystne. Czasami myślę, iż ludzie uważają, iż najlepiej trzymać ich na dystans, ponieważ będą chcieli nam po prostu coś sprzedać, ale odkryliśmy, iż czasami jest to korzystne, ponieważ SAP naprawdę pomógł nam osadzić oprogramowanie w firmie” – mówi.
Co-op również zaczął rozmawiać z SAP o korzyściach wdrożenia Rise. Sprzedawca detaliczny korzysta teraz z SAP ECC na Hana, który obejmuje moduł prognozowania i uzupełniania (F&R). Cox opisuje moduł F&R jako główny silnik, który napędza codzienne uzupełnianie zapasów klientów, dodając: „Uruchamiamy zadanie wsadowe każdej nocy, które dosłownie zaczyna się, gdy sklepy są zamykane, i zaczynamy zbierać dane sprzedażowe”.
Dane ze wszystkich sklepów są następnie przetwarzane, aby dostarczyć Co-op danych o stanach magazynowych we wszystkich sklepach i składach. Biorąc pod uwagę, iż jest to firma zajmująca się sprzedażą świeżej żywności, Cox mówi, iż moduł F&R pomaga Co-op ograniczyć marnotrawstwo, ponieważ detalista może wykorzystać prognozę, aby zdecydować, ile każdego produktu należy uzupełnić w poszczególnych sklepach.
Udoskonalenie prognozowania należy do kluczowych inwestycji technologicznych, które wiązały się z przekształceniem istniejącego środowiska informatycznego firmy i zabezpieczeniem jej działalności na wypadek zakłóceń w globalnych łańcuchach dostaw oraz zmieniających się oczekiwań klientów.
Dostosowywanie
Sprzedaż detaliczna transformacja biznesowa zakończył się pod koniec 2021 r. Transformacja koncentrowała się na podstawowym handlu, łańcuchu dostaw i elementach handlowych działalności detalicznej Co-op w oparciu o ECC obsługujące bazę danych Hana. Cox jest szczególnie dumny z tego, iż Co-op potrzebował jedynie około 30 udoskonaleń w ECC pod względem zmian konfiguracji. Jest to stosunkowo niska liczba w przypadku poziomu dostosowania w typowym dużym systemie SAP dla przedsiębiorstw.
Sprzedawca detaliczny rozpoczyna w tej chwili wdrożenie SAP S/4 Hana greenfield w celu transformacji finansowej. Zapytany, jak podchodzi do kwestii dostosowania tego systemu, Cox odpowiada: „Zawsze wpadasz na rozmowę, w której ktoś powie, iż nie robi on tego, co my robimy dzisiaj i iż jesteśmy bardzo wyjątkowi. Każdy myśli, iż jest wyjątkowy.
„Ostatecznie nie różnimy się niczym od innych dużych sprzedawców detalicznych ani organizacji finansowych w ramach sprzedawcy detalicznego. Wszystko sprowadza się do dobrej współpracy w zakresie technologii i biznesu. Chodzi o zaangażowanie biznesu na samym początku w sesje projektowe i warsztaty, na których opracowujemy mapowanie procesów i zabieramy ich w podróż w celu przeprowadzenia procesu od początku do końca”.
Z jego doświadczenia wynika, iż kluczowe jest sponsorowanie przez kadrę kierowniczą. Dla Coxa wiadomość musi pochodzić z góry. „Jeśli tego nie masz, jest to bardzo, bardzo trudne, ponieważ otrzymujesz opór z wewnątrz firmy” — mówi. „Nasza dyrektor finansowa sponsoruje transformację finansową i jest w nią mocno zaangażowana”.
Cox uważa, iż pomocne jest posiadanie rekomendacji stron trzecich podczas pracy nad zarządzaniem zmianą. Mówi: „Mieliśmy sporo rozmów referencyjnych z detalistami i innymi organizacjami. Co-op Sweden i Co-op Switzerland to dwa dobre przykłady, które przeszły przez bardzo podobne transformacje handlu detalicznego. Integratorzy systemów mogą również pomóc w rozmowie”.
Trasa do S/4Hana na Rise
W kwietniu spółka Co-op zakończyła 12-miesięczny program przeniesienia wszystkich swoich systemów SAP do Chmura SAP RiseWyjaśniając migrację, Cox mówi: „Dokonaliśmy liftingu i przesunięcia, dosłownie przenieśliśmy wszystko z produkcji do Rise. To jest niemal jak podejście typu trampolina”.
Cox mówi, iż firma Rise szuka sposobów na migrację z ECC do S/4Hana. Co-op zaczął używać platformy Business Technology Platform firmy SAP, aby zintegrować różne systemy finansowe w firmie.
Transformacja finansów na S4/Hana ma ruszyć w październiku. W przyszłym roku, mówi Cox, Co-op planuje również wdrożyć S/4Hana w swoich 2400 sklepach w Wielkiej Brytanii.
Wdrożenie systemu SAP w Co-op ilustruje podejście, które inni, którzy stoją w obliczu terminu zakończenia wsparcia dla ECC w 2027 r., mogą przyjąć podczas migracji do S/4 Hana. Chociaż unikanie dostosowywania jest wyraźnie korzystne, podejście Coxa polegające na rozmawianiu z referencjami klientów, którzy przeprowadzają podobne transformacje i ograniczaniu dostosowywania do małej i łatwej do opanowania liczby, wygląda jak plan, który liderzy IT mogą wykorzystać w swoich projektach.
